Навіщо оцифровувати трудові книжки?

І хоча традиційні паперові книжки наразі залишаються чинними, електронну форму впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності та зменшення паперового документообігу. Електронну трудову неможливо пошкодити, а от втратити паперовий документ — дуже просто. Як правило, паперова трудова книжка зберігається у роботодавця і в неї можуть вносити різні записи, не повідомляючи про це працівника. А маючи електронну трудову, кожен працівник може отримати до неї доступ у будь-який момент на порталі електронних послуг ПФУ. Працівник, зокрема, може отримати дані про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому матиме можливість автоматично оформити пенсію без відвідування відділення Пенсійного фонду.

Про нюанси оцифрування паперових трудових книжок «ВЗ» розповіла заступниця начальниці ГУ Пенсійного фонду України у Львівській області Руслана Іванкова. Так, Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 внесено зміни до Кодексу законів про працю України щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну. Ці електронні відомості міститимуться у Реєстрі застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Як підготувати трудову книжку до сканування з метою оцифрування

Скановані копії трудових книжок до Пенсійного фонду України можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці. Відповідні опції є на вебпорталі електронних послуг — з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису. Також працівник може особисто подати свою паперову трудову книжку на оцифрування в сервісному центрі Пенсійного фонду. Перед поданням трудової на оцифрування необхідно перевірити, чи правильно вона оформлена, адже ніхто не застрахований від помилок.

Перевірте правильність написання відомостей про особу та наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:

• прізвище, ім'я та по батькові (ПІБ) — має бути вказане повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дату народження (наприклад, 10.01.1964 або 10 січня 1964 року).

Вони мають відповідати даним паспорта.

Зверніть увагу на оформлення записів про зміну ПІБ:

• колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
• підпис власника трудової книжки;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
• наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).

Перевірте правильність заповнення розділу «Відомості про роботу»:

• у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
• якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
• записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені відповідно до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
• записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Як усунути виявлені недоліки?

• Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.
• Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
• Якщо ім'я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім'ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, — факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.
• Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою Кабміну «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 № 637.

Якщо ви не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України.

Мовою цифр

Від часу впровадження сервісу «Електронна трудова книжка» на вебпорталі Пенсійного фонду України (з грудня 2019 року) до Головного управління ПФУ у Львівській області подано 441 тисяча 700 сканованих паперових трудових книжок для проведення оцифрування та переведення їх в електронну форму. З них страхувальниками подано 258,8 тис., застрахованими особами — 182,9 тис.